Kaixen

Báo cáo sau khóa học

Việt Hằng · Chuyên viên hành chính - văn phòng · cập nhật 08/10/2026

Đọc hết khoảng 3 phút

1Trước đây mình làm thế nào

  • Đối chiếu số liệu kho sách: khoảng 2 giờ mỗi tháng.
  • Gửi phiếu lương cho cả nhóm: làm thủ công, từ 1 giờ trở lên mỗi lần.
  • Dựng một trang web cho công việc: mình phải nhờ người khác làm.

2Những gì mình đã tự làm được

Mình học cách làm những việc này trong khóa Agent Boss: làm trực tiếp cùng một AI Agent trên máy của mình, từng bài một, trong 2 ngày.

Ứng dụng quản lý kho văn phòng phẩm, đang chạy trên mạng
  • Xem và sửa tồn kho, định mức dùng mỗi tháng; món nào sắp hết báo đỏ.
  • Form xin cấp cho nhân viên: tự so với tồn kho để ra "cấp phát" hay "cần mua", lưu đơn và gửi email xác nhận.
  • Duyệt bằng 1 nút trên Telegram: có đơn "cần mua" thì app nhắn người duyệt kèm nút Duyệt hoặc Từ chối.
  • Tự quét kho mỗi sáng 8 giờ: AI viết cảnh báo và đề xuất số lượng nên mua.
  • Trang báo cáo tháng gửi sếp bằng một đường link.

Địa chỉ: kho-vpp-hang.kho-vpp-hanhchinh-8s2.workers.dev

Bảng tồn kho văn phòng phẩm
Bảng kho: tồn, định mức và tình trạng từng món.
Form xin cấp văn phòng phẩm
Form xin cấp văn phòng phẩm dành cho nhân viên.
Các công cụ khác mình đã dựng
  • Sao lưu tự động lên Google Drive lúc 20 giờ mỗi ngày (70 file), đang dùng thật.
  • Bản tin sáng tự gửi vào Telegram lúc 7 giờ: tin quy định mới về văn thư, lao động, bảo hiểm.
  • Thông báo nghỉ lễ cho 12 phòng ban từ một file danh sách, giữ đúng thể thức Nghị định 30, và 10 email nháp kèm file để mình duyệt rồi gửi.
  • Gửi phiếu lương tự động cho cả nhóm; nút copy nhanh hiện ngay trên giao diện làm việc.

3Hiệu quả đo được

4× nhanh hơn

Đối chiếu kho sách: 2 giờ → 30 phút mỗi tháng. Tiết kiệm khoảng 1,5 giờ mỗi tháng.

15 phút

Gửi phiếu lương cho cả nhóm, trước đây từ 1 giờ trở lên mỗi lần.

70 file

Tự sao lưu lên Google Drive mỗi tối 20 giờ, không cần mình nhớ.

Các số thời gian là số mình tự ước tính. Chưa có số đo sai sót; mình sẽ ghi lại số lỗi đối chiếu từ tháng sau để so sánh.

4Năng lực mình có thêm

  • Tự dựng một trang web (trước đây phải nhờ người khác).
  • Tự dựng ứng dụng có dữ liệu riêng và đưa lên mạng, không mất phí.
  • Cho việc chạy tự động theo lịch: quét kho, sao lưu, bản tin.
  • Nối Gmail, Google Drive, Telegram vào công việc, có kiểm tra quyền trước khi cho phép.
  • Giao việc cho AI Agent theo mục tiêu rồi tự kiểm chứng kết quả trước khi dùng.

5Mình định dùng tiếp thế nào

  • Tự động hóa việc đối chiếu kho sách hằng tháng, để việc 30 phút còn lại cũng chạy tự động.
  • Tự lập bảng KPI và báo cáo định kỳ từ dữ liệu có sẵn.
  • Dùng lại cách ra thông báo cho từng phòng ban cho các thông báo khác (họp, quy chế), có bảng theo dõi ai đã xác nhận.